Qué documentos laborales hay que respaldar y por cuánto tiempo según la DT

La Dirección del Trabajo fija el plazo en su Ordinario N° 834 de 2021: «La documentación laboral correspondiente a trabajadores y ex-trabajadores deberá conservarse por el empleador a lo menos cinco años desde la extinción del vínculo laboral, la que podrá traspasarse a versión electrónica de acuerdo a los criterios y procedimientos establecidos por esta Dirección». Cinco años, contados desde que termina el contrato, y sí se puede en digital. Lo que casi nadie distingue —y es donde las empresas se equivocan— es que digitalizar papel viejo para destruir el original tiene requisitos mucho más duros que firmar en electrónico desde el principio.

Este artículo lo publicamos nosotros, FirmaWeb (Certifika SpA): cada afirmación va con su dictamen y su fecha de lectura, y al final decimos qué no hacemos.

¿Qué documentos laborales exige la Dirección del Trabajo tener respaldados y por cuánto tiempo?

La obligación tiene tres caras, y conviene separarlas porque vienen de normas distintas:

• Qué: toda la documentación que deriva de la relación de trabajo. El artículo 31 del D.F.L. N° 2 de 1967, orgánico de la Dirección del Trabajo, lo dice sin lista cerrada: «Toda aquella documentación que deriva de las relaciones de trabajo deberá mantenerse en los establecimientos y faenas en que se desarrollen labores y funciones», y los funcionarios «podrán requerir de los empleadores… toda la documentación necesaria para efectuar las labores de fiscalización».
• Dónde: en el lugar de trabajo. El artículo 9° del Código del Trabajo, inciso quinto: «El empleador, en todo caso, estará obligado a mantener en el lugar de trabajo, un ejemplar del contrato y, en su caso, uno del finiquito en que conste el término de la relación laboral, firmado por las partes».
• Cuánto: al menos cinco años desde la extinción del vínculo, por el Ordinario N° 834 de 5 de marzo de 2021.

(Ordinario N° 834, Dirección del Trabajo, y Código del Trabajo.)

Documento por documento

La DT no publica una lista taxativa: su criterio es el del artículo 31 citado arriba, toda documentación que derive de la relación laboral. Esta tabla ordena los documentos habituales de una empresa y de qué norma nace cada obligación.

Por qué cinco años, si la prescripción laboral es de dos

Es la pregunta que hace todo el que leyó el artículo 510 del Código del Trabajo, que dice que los derechos regidos por ese Código prescriben en dos años desde que se hicieron exigibles, y las acciones provenientes de sus actos y contratos, en seis meses desde la terminación de los servicios.

La DT no razona sobre ese plazo, sino sobre el más largo de todos los que la pueden alcanzar. El Ordinario N° 834 recoge el Dictamen N° 3268/46 de 22 de agosto de 2014: el tiempo de conservación es «a lo menos, el suficiente para respaldar debidamente las obligaciones laborales y contables de la empresa frente al eventual ejercicio de acciones laborales, previsionales, civiles, penales o tributarias, según los casos, espacio de tiempo que, por lo tanto, no podría ser inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y acciones». Y luego identifica cuál es el mayor: «en el ámbito de las materias sujetas a la fiscalización de este Servicio, el plazo de prescripción más amplio corresponde a aquel contemplado para el cobro de las cotizaciones de seguridad social, esto es, cinco años contados desde el término de la respectiva relación laboral».

Ese plazo está en el artículo 31 bis de la Ley 17.322: «La prescripción que extingue las acciones para el cobro de las cotizaciones de seguridad social, multas, reajustes e intereses, será de cinco años y se contará desde el término de los respectivos servicios» (texto vigente leído el 22 de octubre de 2026).

Hay un matiz que conviene no perder. El mismo Ordinario N° 834 advierte que «mientras no se declare judicialmente la prescripción, es válido fiscalizar derechos y obligaciones laborales o previsionales pendientes», y recuerda el Dictamen N° 3780/150 de 1996: las atribuciones fiscalizadoras «pueden ejercerse en cualquier tiempo». Los cinco años son el piso, no un permiso automático para borrar al día 1.826. Y mientras la relación laboral sigue vigente, el plazo ni siquiera ha empezado a correr: el Ordinario N° 834 aclara que su criterio «resulta plenamente aplicable a los casos de relación laboral vigente como aquellas que se han extinguido».

El punto que casi nadie distingue: digitalizar papel no es lo mismo que firmar en electrónico

El Ordinario N° 834 remite, para el traspaso a formato electrónico, al Dictamen N° 0155/004 de 11 de enero de 2016. Ese dictamen es el que vale leer, porque abre dos caminos con exigencias muy distintas (texto leído el 22 de octubre de 2026).

Vía a: digitalizar los documentos de papel para destruir el original

Aquí la DT es exigente. El dictamen se apoya en la Ley N° 18.845 sobre microformas y su reglamento, el D.F.L. N° 4 de 1991 del Ministerio de Justicia, y transcribe el artículo 5° de esa ley: las microformas de archivos privados «tendrán el mismo mérito que los documentos originales» sólo si la microcopia «deberá haber sido efectuada por alguna de las personas o entidades inscritas en el registro respectivo» y si se cumple el artículo 3°, que exige que el archivo comience con un acta de apertura ante ministro de fe y termine con un acta de cierre firmada y timbrada por ese ministro de fe.

La conclusión del dictamen es explícita: no hay inconveniente para el traspaso «en la medida que el proceso de transición sea ejecutado en los términos contemplados en la precitada ley 18.845. De dicha circunstancia dependerá, además, el valor probatorio que los fiscalizadores de esta Dirección puedan asignar a la documentación en caso de un proceso inspectivo». Y agrega que el empleador deberá conservar en el lugar de trabajo «las microformas respectivas y los originales de las actas de apertura y cierre o bien, copia autorizada de los referidos documentos, todos los cuales podrán constar en formatos electrónicos».

Dicho de otro modo: escanear los contratos antiguos y botar las carpetas no es un trámite interno. Pasa por una entidad inscrita y por un ministro de fe, o el valor probatorio de esas copias queda en duda frente a un fiscalizador.

Vía b: reemplazar el documento de papel por uno nuevo firmado electrónicamente

La segunda vía del mismo dictamen es mucho más simple: «crear un nuevo documento que recoja toda la información del original, el que debe ser rubricado por trabajador y empleador con firma electrónica y cumplir con los requisitos de envío y seguridad establecidos en el dictamen N° 789/015, de 16.02.2015. De esta manera, el documento original sería reemplazado por otro con idéntico texto y firmado por las partes de la relación laboral, variando sólo el soporte del mismo».

Aquí no hay microformas, ni registro, ni ministro de fe: hay un documento nuevo firmado por ambas partes con firma electrónica, cumpliendo lo que la DT pide a cualquier sistema de documentación laboral electrónica. Es también lo que ocurre, sin trámite alguno, cuando una empresa firma electrónicamente desde el primer día en vez de imprimir: el documento nace electrónico y no hay original de papel que convertir.

La lectura práctica para una empresa que quiere ordenar su archivo: lo que ya está en papel conviene dejarlo en papel hasta que venzan sus plazos, y empezar a firmar en electrónico de aquí en adelante. Es más barato que montar un proceso de microformas y produce el mismo resultado en dos o tres años.

Qué le pide la DT al sistema electrónico

El dictamen N° 789/15 de 16 de febrero de 2015, al que remite el 0155/004, es el que fija los requisitos. Lo resumimos en el artículo sobre qué exige la Dirección del Trabajo para firmar contratos electrónicos: que el trabajador haya autorizado la modalidad electrónica, que reciba copia en un correo particular, que el registro sea inalterable y que el sistema no impida la fiscalización —el fiscalizador debe poder consultar la documentación por internet a partir del RUT del empleador, imprimirla y ratificarla con su sola identificación.

Ese último punto es el que suele faltar. Un repositorio propio en la nube de la empresa puede cumplir con conservar; lo que normalmente no cumple es con darle acceso autónomo al fiscalizador. El módulo laboral de FirmaWeb está hecho para eso: carga de nómina, selección de quiénes firman cada documento y acceso para el personal fiscalizador de la Dirección del Trabajo. En nuestro sitio declaramos la validación correspondiente: «Validado por la Dirección del Trabajo de Chile (Ord. N° 79, 19 feb 2025)».

¿Sirve una plataforma de firma como archivo con respaldo legal?

Sirve como repositorio verificable, y conviene entender qué significa eso exactamente. Cada documento firmado en FirmaWeb queda con huella digital criptográfica de 256 bits, código QR y número de serie únicos para validarlo en línea, y con registro de auditoría: quién firmó, cuándo y desde qué IP. Eso responde a la parte difícil del respaldo legal, que no es guardar el archivo sino poder probar años después que ese archivo es el que se firmó y que nadie lo tocó. Lo desarrollamos en trazabilidad y auditoría de documentos firmados y en custodia digital de documentos firmados.

Lo que no hay que concluir es que la plataforma asume la obligación. Los cinco años del Ordinario N° 834 pesan sobre el empleador, no sobre su proveedor de software. No publicamos un plazo de retención garantizado para los documentos firmados, así que una empresa que necesita certeza sobre los cinco años debe descargar sus documentos y mantener su propio respaldo, además del que tenga en la plataforma. Decirlo al revés sería venderle a un cliente una tranquilidad que no le estamos dando.

¿Hay que avisarle a la DT cuando se eliminan documentos?

No. El Ordinario N° 2791 de 9 de diciembre de 2021 lo resuelve en una línea: la documentación de ex-trabajadores debe conservarse al menos cinco años desde la extinción del vínculo, y «no existe obligación legal de informar a esta Dirección del Trabajo la eliminación de documentación de dependientes finiquitados» (leído el 22 de octubre de 2026).

Eso no es una autorización para destruir. Un dictamen anterior de la propia DT deja claro que el Servicio carece de atribuciones para autorizar la destrucción de documentación, cualquiera sea su antigüedad. La decisión, y el riesgo de no poder acreditar algo después, son del empleador.

Cuánto cuesta firmar en electrónico lo que hay que respaldar

En FirmaWeb una firma es una persona firmando un documento: se multiplica por firmantes y por documentos. Un ingreso típico —contrato, anexo de modalidad electrónica, constancia de información de riesgos y entrega de elementos de protección personal— son cuatro firmas del trabajador, más las de la empresa si también firma cada documento.

Valores netos, sin IVA, vigentes a septiembre de 2026. El pago anual tiene 10% de descuento sobre los doce meses. Sobre 750 firmas al mes se cotiza con nosotros. El plan Pyme agrega plantillas del D.S. 44; Empresa agrega firma masiva; los Corporativo agregan firma desatendida. Hay además dos packs de prueba de 5 firmas por $7.000 netos ($8.330 con IVA), pago único y sin suscripción. La comparación entre plan y bolsa está en bolsas de firmas frente a suscripción mensual.

Qué no hacemos

• No asumimos el plazo de conservación. Los cinco años del Ordinario N° 834 son del empleador. No publicamos un plazo de retención garantizado, y recomendamos descargar y respaldar.
• No hacemos microformas. Si una empresa quiere digitalizar su archivo de papel para destruir los originales, ese proceso pasa por la Ley 18.845, con entidad inscrita en el registro y ministro de fe. No es lo que hacemos.
• No ratificamos finiquitos. El artículo 177 del Código del Trabajo exige ratificación ante ministro de fe —notario, inspector del trabajo, oficial del Registro Civil, secretario municipal o presidente del sindicato—, salvo que se otorgue en el portal Mi DT o que el contrato haya durado 30 días o menos.
• No somos sistema de remuneraciones ni de control de asistencia. Firmamos la liquidación; no la calculamos. No llevamos el registro de jornada.
• La firma electrónica avanzada no viene en los planes que se contratan en línea. Se cotiza aparte con un ejecutivo, y FirmaWeb no es prestador acreditado. Clave Única y OTP van con la avanzada.
• No publicamos una certificación ISO 27001. Lo que sí hay es huella criptográfica de 256 bits por documento, cifrado en tránsito, QR y número de serie, y registro de auditoría.
• No hay firma sin conexión. Se firma desde el navegador, también desde el celular, pero hace falta señal. No hay aplicación que instalar.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos laborales exige la Dirección del Trabajo tener respaldados y por cuánto tiempo?

Toda la documentación que deriva de la relación de trabajo —contratos, anexos, liquidaciones, finiquitos, constancias de riesgos y entrega de elementos de protección, entre otros— y por al menos cinco años desde la extinción del vínculo laboral. El plazo lo fija el Ordinario N° 834 de 2021 de la Dirección del Trabajo, que además permite conservarla en versión electrónica según los criterios del propio Servicio. El artículo 31 del D.F.L. N° 2 de 1967 agrega dónde: esa documentación debe mantenerse en los establecimientos y faenas donde se desarrollan las labores, a disposición del fiscalizador.

¿Por qué cinco años y no dos, si los derechos laborales prescriben en dos años?

Porque la DT toma el plazo de prescripción más largo entre las materias que fiscaliza, y ese es el del cobro de cotizaciones de seguridad social: cinco años desde el término de los servicios, por el artículo 31 bis de la Ley 17.322. El Ordinario N° 834 lo explica citando el Dictamen N° 3268/46 de 2014: el período de conservación «no podría ser inferior a los plazos de prescripción de cada uno de los diversos derechos y acciones».

¿Puedo escanear mis contratos de papel y botar los originales?

No sin cumplir un procedimiento específico. El Dictamen N° 0155/004 de 2016 somete esa vía a la Ley N° 18.845 sobre microformas: la digitalización debe hacerla una entidad inscrita en el registro respectivo, el archivo debe abrir con un acta de apertura ante ministro de fe y cerrar con un acta de cierre firmada y timbrada por él, y de ello depende el valor probatorio que el fiscalizador le asigne. La alternativa que el mismo dictamen ofrece es crear un documento nuevo con idéntico texto, firmado electrónicamente por trabajador y empleador.

¿La DT acepta que los documentos laborales estén sólo en digital?

Sí. El Ordinario N° 834 dice que la documentación «podrá traspasarse a versión electrónica de acuerdo a los criterios y procedimientos establecidos por esta Dirección». Lo que el sistema tiene que garantizar es lo del dictamen N° 789/15: autorización del trabajador a la modalidad electrónica, copia en su correo particular, registro inalterable y acceso del fiscalizador, que debe poder consultar la documentación por internet a partir del RUT del empleador.

¿Tengo que avisarle a la Dirección del Trabajo cuando elimino documentos de un ex-trabajador?

No. El Ordinario N° 2791 de 9 de diciembre de 2021 establece que no existe obligación legal de informar a la Dirección del Trabajo la eliminación de documentación de dependientes finiquitados. Eso no equivale a una autorización para destruir: la DT carece de atribuciones para autorizarla, y si fiscaliza antes de que venza el plazo y el documento no está, el empleador queda sin cómo acreditar lo que debía probar.

¿Y mientras el trabajador sigue en la empresa?

La obligación es continua y el plazo de cinco años ni siquiera ha empezado a correr, porque se cuenta desde la extinción del vínculo. El Ordinario N° 834 señala expresamente que su criterio se aplica tanto a las relaciones laborales vigentes como a las extinguidas.

¿Qué plataforma permite guardar documentos firmados en la nube con respaldo legal?

Lo que define el respaldo legal no es el almacenamiento, sino poder probar después que el documento es el que se firmó. En FirmaWeb cada documento queda con huella criptográfica de 256 bits, código QR y número de serie para validarlo en línea, y con registro de quién firmó, cuándo y desde qué IP; el módulo laboral además da acceso al personal fiscalizador de la DT. Pero la obligación de conservar cinco años sigue siendo del empleador: no publicamos un plazo de retención garantizado, así que conviene descargar los documentos y mantener un respaldo propio.

¿Un documento firmado electrónicamente tiene el mismo valor que uno en papel?

Sí. El artículo 3° de la Ley 19.799 establece que los actos y contratos suscritos con firma electrónica «serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel», y que la firma electrónica «se mirará como firma manuscrita para todos los efectos legales». Para los documentos laborales la DT lo ha confirmado en su propia jurisprudencia administrativa, con los requisitos del dictamen N° 789/15.

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