Digitalizando el cumplimiento del D.S. 44 con FirmaWeb

Caso de Éxito: Gran empresa de logística y maquinaria automatiza sus Actas IRL y D.S. 44 con FirmaWeb

Con una exitosa trayectoria de más de 60 años, esta gran empresa de logística y maquinaria  se ha convertido en una empresa líder global en el desarrollo, producción y venta de grúas horquilla y vehículos industriales. Siendo el número uno en ventas en China y el número siete a nivel mundial, la compañía expande su alcance a más de 150 países, operando con un sólido respaldo de excelencia, calidad y seguridad en sus más de 1.700 modelos de maquinaria.

En su filial en Chile, mantener este estándar de excelencia mundial requiere una operación interna impecable, especialmente en el área de Prevención de Riesgos y Seguridad y Salud en el Trabajo (SST). Con un equipo técnico en terreno expuesto a labores operativas complejas —como el cargo crítico de Especialista Mecánico—, la gestión manual de la documentación legal se había transformado en un desafío logístico y regulatorio.

Para resolver esto de manera definitiva, esta compañía implementó FirmaWeb, la plataforma de software para firma electrónica e identidad inteligente desarrollada bajo la infraestructura de Certifika, automatizando el 100% de su flujo documental ante la Dirección del Trabajo (DT).

El Desafío Regulatorio en Chile: El impacto del D.S. N° 44

En el contexto laboral chileno, la gestión de prevención de riesgos no es solo una buena práctica, es una obligación legal estricta. Las empresas se enfrentan constantemente a inspecciones de la Dirección del Trabajo y auditorías de las Mutualidades de Seguridad.

Bajo el Decreto Supremo N° 44 (D.S. 44), se establecen exigencias rigurosas sobre la entrega, explicación y constancia de la información de riesgos a los trabajadores. El almacenamiento físico de carpetas firmadas a mano para cientos de operadores y mecánicos generaba retrasos, riesgo de pérdida de documentos y vulnerabilidad legal ante eventuales fiscalizaciones o litigios.

La Solución: Transformación Digital Cero Papel con FirmaWeb

A través del ecosistema de verificación de identidad de Certifika, esta empresa integró FirmaWeb para migrar toda la documentación de seguridad del papel al formato digital con plena validez legal (Ley 19.799).

Hoy, un Especialista Mecánico o un operador en terreno puede firmar de manera instantánea, desde la app o cualquier dispositivo, la documentación obligatoria sin necesidad de detener los flujos de trabajo en los talleres o centros de distribución.

A continuación, detallamos los documentos clave de la matriz de prevención de riesgos que han sido digitalizados con éxito:

1. Acta IRL (Información de Riesgos Laborales)

El Acta IRL es el documento legal obligatorio en Chile (regido por el D.S. N° 44) donde se detallan los riesgos específicos, las medidas preventivas y los protocolos seguros del cargo (por ejemplo, para el Especialista Mecánico). Con FirmaWeb, la entrega de este documento queda registrada con fecha, hora y trazabilidad electrónica infalsificable, sirviendo como respaldo de máxima autoridad ante la DT.

2. Derecho a Saber (DAS / ODI)

La Obligación de Informar los Riesgos Laborales (ODI / DAS) exige la constancia firmada por el trabajador de haber sido capacitado e instruido sobre los peligros de sus labores. FirmaWeb automatiza este proceso, enviando recordatorios automáticos al personal que ingresa o cambia de funciones.

3. Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad (RIOHS)

Mantener actualizado el RIOHS con las últimas normativas del DS 44 es obligatorio. Con FirmaWeb, la empresa distribuye digitalmente el reglamento a toda la dotación y recolecta las firmas de recepción conforme en tiempo récord, centralizando las evidencias en un único dashboard de gestión.

4. Entrega de Elementos de Protección Personal (EPP)

Las fiscalizaciones de la Dirección del Trabajo suelen poner foco en el registro de entrega de EPP. La plataforma permite firmar digitalmente la recepción de cascos, zapatos de seguridad, antiparras y herramientas especiales, incluyendo constancias de reposición y capacitaciones de uso.

5. Documentación de Comités Paritarios y Representantes de SST

Para cumplir con la normativa chilena, las empresas con 25 o más trabajadores deben constituir un Comité Paritario de Higiene y Seguridad. Aquellas que tienen entre 10 y 24 trabajadores deben elegir un Delegado de SST (Seguridad y Salud en el Trabajo). Las actas de constitución, votaciones, elecciones y las reuniones mensuales de estos comités ahora se gestionan, firman y archivan de manera digital a través de FirmaWeb.

Automatización Centralizada: De la Fricción Operativa al Dashboard de Gestión

Uno de los mayores beneficios para el liderazgo de Recursos Humanos y el departamento de Prevención de Riesgos  es el acceso al dashboard centralizado. Ya no es necesario buscar una hoja firmada en una bodega física. Frente a una inspección de la Dirección del Trabajo, el prevencionista puede descargar el expediente completo con las firmas electrónicas simples y avanzadas de cualquier trabajador en un par de clics.

El caso de éxito demuestra que la tecnología de autenticación de Certifika y el software SaaS de FirmaWeb no solo reducen los costos operativos y el impacto ambiental del papel, sino que blindan legalmente a las grandes organizaciones, garantizando la seguridad de sus colaboradores bajo los estándares internacionales más exigentes.

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